NEO留魂録

書評「世界で一番やさしい会議の教科書　実践編」

今回から本の読み方を変えてみる。

  • 読む目的とゴール／終了条件を先に決める。
  • 先に仮説を自分で考えることで、自分の認識と正確な知識とのギャップを認識する。

個人事業主として独立したときから、自分が出せる価値・強みってなんだろうと考え続けてきた。これまで考えていたのは、教育とプロデュース。故にキャリア支援や起業支援が得意だと思って生きてきた。

そんな中で、最近、起業志望の後輩との何気ない会話から、ファシリテーションの話になり、「もしかしたらこれが自分にとっての強みなのではないか？」と直感的に感じた。

しかし、恥ずかしいことに僕はちゃんとファシリテーションを教科書的に学んだことは人生で一度もない。

これを機にファシリテーションとは何なのか？ファシリテーションの本質とは？を理解したうえで、自分にとって強みなのかを精査したい。また、強みにすると決める場合、強みをするために明日から何をするのか？をルール設定したい。

<<読書MEMO>>

  • （前提）会議には2種類ある。

    • 指導者型会議
      • 有識者がほぼ一人で結論を決めてくるので、会議の速度が上がる（短期的には効率的）
      • 有識者がほとんど決めるので、参加者の納得度は高くない（参加者の主体性は失われるが、トップダウンで動かせるなら事は早く進む）
      • 有識者がほとんど決めるので、有識者の能力以上のものは作れない
    • 全員参加型会議
      • 全員から意見を引き出して合意形成するので、時間がかかる（短期的には非効率）
      • 参加者が主体となって議論を進めるので、納得感が高まる（参加者の主体性と推進力が生まれるので、トップダウンで動かさなくても自走する）
      • 個人の能力が会議の上限にはならない。一人で考えた案よりもいい案が生まれやすい。

  • ファシリテーションとは何か？全体像は？

    • ファシリテーションとは、ゴールを達成するために、人々の能力を最大限に引き出す技術のこと。故に、ゴールがない活動をファシリテーション（容易にする、促進する）ことはできない。
      • ファシリテーションの直訳は「容易にする、促進する」
      • 1960年代後半に、米国の社会活動の中で生まれた、立場や価値観が違う人たち同士のコミュニケーションを容易にする手法

  • ファシリテーターは4つのスタイルを使い分けながら、8つの基本動作で動く。

    • 「確認する」ファシリテーション

      ①終了時に、決まったこととやるべきことを確認する
      →混沌とした会議ほど、参加者は何が決まって何が決まっていないかを理解できていないから。

      ★Point：確認のやり方のコツ
      ・やるべきことは「担当者」と「期限」をセットで確認する
      ・議論の流れをダイジェストで振り返る
      ・決まっていないことも確認する

      ②開始時に、会議の終了条件を確認する
      →会議の目的を最初に共有できていないと、参加者に主体的な動きや発言を期待するのは難しいから。

      ★Point：終了条件を考えるコツ
      ・「すること」ではなく、終了条件で考える
      ・「すること」が頭に浮かんだら、「その結果、どういう状態を作りたいのか」を自問する
      ・終了条件は、終了したかどうかを判定しやすい形で表現する

      変化の種類 具体例
      人の状態 XXを他人に教えられる状態、XXの議論ができる状態、XXができる状態、XXの意思決定ができる状態、…
      物理的なもの 新しい業務フローのたたき台が完成した状態、報告資料が完成した状態、…
      意思・合意 A、B、C、から1つを選んだ状態、議題が3つに絞り込まれた状態、投資に対するGo／NoGoが決まった状態、XXの方針に承認が得られた状態、…

      ③開始時に、時間配分を確認する
      →仮にでも設定しておかないと、だらだら話してしまう。

      ★Point
      ・時間を意識づける（参加者に終わりの時間を気にしてもらうこと）
      ・会議の途中で声をかける（「あとXX分です」）
      ・時間オーバーとわかった時点で、その後の対応を確認する
      　XX分延長してやり切る／やれるところまでやって、残りは別の会議を改めて設定する／やれるとことまでやって、残りはメールのやりとりなどで対応する

    • 「書く」ファシリテーション
      ④会議中に、議論を可視化する
      →どのタイミングで誰が何を言ったかを記憶しながら発言することは、目隠し将棋と同じくらい難しいから。

    ★Point
    ・決まったこととやるべきことを漏らさず書く
    ・問いや論点をはっきりと書く
    – 「準備する」ファシリテーション
    ⑤会議前に、準備する
    →会議がスムーズに進むかどうかは、準備段階で8割決まってしまうから。

    ★Point
    会議の準備は、4つのPをシートを使いながらそろえること。
    　Purpose=目的やゴール（何のための会議なのか、何を達成したいのか）
    　People=参加者（参加してほしい人は誰なのか、誰と議論すべきなのか）
    　Process=進め方（議論をどう進めるのか、議題は何なのか）
    　Property=装備（会議室や付箋、ホワイトボードなど、議論をするための必要なものは何か
    – 「矢面に立つ」ファシリテーション

    ⑥会議中に、全員から主張を引き出す

→わざわざ会議を開く本質的な価値は、より多くの意見を出し合い、最終的にはより良い第3案をみつけることにあるから。

会議で黙っている人の5分類
A）議論についていけない
B）何かもやもやした思いがあるが、まとまっていない
C）言いたいことはあるが、遠慮している
D）他の人と同じ意見なので、わざわざ発言しなくてもよいと考えている
E）そもそも今回の議論に興味がない

★Point
・発言に共感し、肯定する
・場の雰囲気をつくる
・名指しする
・3つの質問を使い分ける
　A　発言を正確に理解する「具体的には？」
　B　発言の真意を理解する「なぜそう思うのですか？」
　C　漏れがないか確認する「ほかにありませんか？」

⑦会議中に、対話を促し合意形成する

→わざわざ会議を開く本質的な価値は、より多くの意見を出し合い、最終的にはより良い第3案をみつけることにあるから。

★Point
・個人に立脚した発言（質問／意思表明／提案）は横に振る
・合意形成の氷山モデルを意識する

⑧会議後に、振り返りをする
→良かった点と改善点を自覚するため

<<振り返りの目的>>
・参加者の率直な感想を確認し、場としての良し悪しを知る（会議の品質の自覚）
・良かった点を言語化し、再現性を高める（方法論の定着と浸透）
・悪かった点も自覚し、改善方法を模索する（不足している部分の改善と向上）

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